Cara Menambahkan Staff di Shopify

Shopify sebagai salah satu platform e-commerce populer saat ini di dunia, menyediakan fitur khusus untuk menambahkan staff agar proses operasional toko bisa berjalan lebih lancar.

Dengan adanya akses staff, pemilik toko tidak perlu lagi mengurus semua hal sendirian, mulai dari manajemen produk, pesanan, pelanggan, hingga laporan penjualan.

Pada artikel ini akan membahas secara detail cara menambahkan staff di Shopify, langkah-langkah konfigurasi hak akses, serta tips mengoptimalkan kerja tim pada platform ini.

Alasan Pentingnya Menambahkan Staff di Shopify

Banyak pemilik toko online yang mengelola bisnisnya sendirian di awal, namun ketika skala bisnis meningkat, kebutuhan tenaga tambahan menjadi hal yang wajib.

Menambahkan staff di Shopify memiliki banyak sekali manfaatnya, antara lain:

• Efisiensi Kerja: Pekerjaan bisa dibagi sesuai keahlian, misalnya manajemen produk, desain tampilan toko, atau layanan pelanggan.
• Keamanan Data: Setiap staff hanya mendapat akses sesuai kebutuhan sehingga meminimalisir risiko penyalahgunaan.
• Kolaborasi yang Lebih Baik: Tim dapat bekerja bersama secara real-time dalam satu dashboard.
• Profesionalisme: Pelanggan akan mendapatkan layanan lebih cepat karena respon bisa ditangani oleh tim, bukan satu orang saja.

Ketahui Persyaratan Menambahkan Staff

Sebelum menambahkan staff, ada beberapa hal yang perlu dipahami:

1. Jenis Paket Shopify
   • Paket dasar (Basic) hanya memberikan akses terbatas untuk jumlah staff tertentu.
   • Paket Shopify dan Advanced menyediakan jumlah akses staff yang lebih banyak.
   • Untuk Shopify Plus, jumlah staff bisa mencapai ratusan dengan kontrol akses yang sangat detail.
2. Hak Akses Admin
   Hanya pemilik akun utama atau admin dengan izin penuh yang dapat menambahkan staff baru.
3. Email Staff
   Staff harus memiliki alamat email aktif untuk menerima undangan dari Shopify.

Baca juga: Panduan Kustom Email Template Shopify

Cara Menambahkan Staff

Berikut panduan praktis dan detail untuk menambahkan staff untuk mengelola toko onlie shopify Anda:

1. Masuk ke Dashboard Admin Shopify

Login ke akun Shopify dengan menggunakan email pemilik toko atau admin utama. Pastikan login dilakukan melalui browser atau aplikasi resmi Shopify.

2. Akses Menu “Users and Permissions”

• Dari dashboard, klik Settings (Pengaturan) di bagian kiri bawah.
• Pilih opsi Users and Permissions (Pengguna dan Izin).

3. Tambahkan Staff Baru

• Klik tombol Add Staff (Tambahkan Staff).
• Masukkan nama lengkap dan alamat email staff.
• Pastikan email benar karena undangan hanya akan terkirim ke alamat tersebut.

4. Atur Hak Akses Staff

Shopify memberikan kebebasan untuk mengatur izin. Beberapa pengaturan umum antara lain:

• Full Access (Akses Penuh): Memberikan kendali penuh seperti pemilik toko.
• Limited Access (Akses Terbatas): Memberikan izin spesifik seperti:
  • Mengelola produk
  • Melihat laporan penjualan
  • Mengatur diskon
  • Mengelola pelanggan
  • Mengedit halaman website

Penting! Jika muncul notifikasi pesan seperti gambar dibawah ini, tandanya ada beberapa hak akses yang perlu di cek ulang, apakah Anda benar memberikan semua akses atau tidak.

Hal ini akan berpengaruh pada staff yang nantinya dapat mengelola data toko secara keseluruhan.

Dengan demikian, pemilik toko dapat mengatur siapa yang bisa melihat data sensitif seperti laporan keuangan, dan siapa yang hanya fokus pada manajemen produk atau layanan pelanggan.

5. Kirim Undangan

Setelah izin diatur, klik Send Invite (Kirim Undangan).

• Staff akan menerima email dari Shopify.
• Mereka harus klik tautan dalam email tersebut untuk menyelesaikan pendaftaran.

6. Konfirmasi Akses Staff

Cek emaill staff yang ingin ditambahkan, konfirmasi undangan yang sudah dikirimkan oleh admin shopify. Biasanya berisi pesan seperti gambar ini,

Setelah staff menerima undangan dan membuat akun, status mereka akan muncul di daftar pengguna Shopify. Dari sini, pemilik toko dapat:

• Mengubah hak akses
• Menonaktifkan akun staff
• Menghapus akun jika tidak lagi diperlukan

Tips Mengatur Hak Akses Staff di Shopify

Mengatur atau batasi hak akses dengan benar adalah kunci agar bisnis tetap aman. Berikut tips yang bisa diterapkan:

• Berikan akses minimal sesuai kebutuhan pekerjaan staff.
• Batasi akses ke data sensitif seperti laporan keuangan, metode pembayaran, dan informasi pelanggan.
• Gunakan peran khusus untuk developer atau desainer, agar mereka hanya bisa mengakses pengaturan tema dan kode.
• Pantau aktivitas staff melalui log aktivitas di dashboard Shopify.

Anda harus tahu: Cara Menambahkan Bahasa di Shopify

Menghapus atau Menonaktifkan Staff di Shopify

Ada kalanya sebuah toko tidak lagi membutuhkan staff tertentu. Untuk itu, Shopify memudahkan pemilik toko untuk menonaktifkan atau menghapus akses:

1. Masuk ke menu Users and Permissions.
2. Pilih staff yang ingin dihapus.
3. Klik Remove Staff (Hapus Staff) atau ubah status akses mereka.

Langkah ini sangat penting untuk menjaga keamanan toko, terutama ketika staff sudah tidak lagi bekerja sama.

---

Fitur Tambahan untuk Manajemen Staff di Shopify Plus

Bagi pengguna Shopify Plus, tersedia fitur lebih lengkap untuk manajemen staff, antara lain:

• Advanced Permissions: Pengaturan izin lebih detail hingga ke level tombol tertentu.
• Single Sign-On (SSO): Memudahkan staff masuk dengan akun perusahaan.
• API Access: Memberikan kontrol lebih luas untuk integrasi dengan sistem internal perusahaan.

Dengan fitur ini, perusahaan besar dapat mengelola ratusan hingga ribuan staff tanpa mengurangi keamanan.

---

Kesalahan Umum Saat Menambahkan Staff di Shopify

Agar proses berjalan lancar, hindari beberapa kesalahan berikut:

• Email salah atau tidak aktif, menyebabkan undangan tidak pernah diterima.
• Memberikan akses penuh tanpa alasan, yang berpotensi menimbulkan risiko keamanan.
• Tidak memperbarui izin ketika tugas staff berubah.
• Mengabaikan log aktivitas, sehingga sulit melacak perubahan yang dilakukan staff.

---

Kesimpulan

Menambahkan staff di Shopify adalah langkah penting dalam mengembangkan bisnis online. Dengan fitur manajemen pengguna yang canggih, pemilik toko bisa membagi tugas sesuai kebutuhan, menjaga keamanan data, dan meningkatkan efisiensi operasional.

Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, setiap pemilik toko dapat mengelola timnya secara profesional, baik untuk toko kecil maupun perusahaan besar dengan skala internasional.

Jika dikelola dengan baik, fitur ini akan membantu meningkatkan produktifitas tim, menjaga keamanan bisnis, dan memberikan pengalaman terbaik bagi pelanggan.

Terima kasih sudah berkunjung 😊✨